Les mentions d'en-tête : type de constat, date, adresse, identité des parties
Avant toute description de pièce, l'en-tête doit fixer sans ambiguïté le cadre du constat :
- Nature du constat : préciser explicitement s'il s'agit d'un état des lieux d'entrée ou de sortie — jamais laissé implicite.
- Date d'établissement, et l'heure si plusieurs rendez-vous ont eu lieu le même jour dans l'immeuble.
- Adresse complète du logement : rue, code postal, ville, étage, numéro de porte, ainsi que les annexes rattachées (cave n°…, parking n°…).
- Identité de chaque partie : nom, prénom, adresse, qualité (bailleur, mandataire, locataire). Si un mandataire agit pour le compte du bailleur, mentionner le nom du mandant et la référence du mandat.
- Référence du bail : date de signature, durée, type de location (vide ou meublée).
- Mode d'établissement : constat amiable et contradictoire entre les parties, ou établi par un tiers mandaté conformément à l'article 3-2 de la loi de 1989.
Une adresse incomplète ou une date absente suffisent à fragiliser tout le reste du document. Ces six mentions se rédigent en quelques lignes, mais elles conditionnent la validité de tout ce qui suit.
La description pièce par pièce : sols, murs, plafonds, ouvertures, équipements
C'est le cœur du document, et celui où la précision fait toute la différence. Pour chaque pièce du logement, y compris les annexes, reproduisez les mêmes cinq rubriques :
- Sols : nature exacte du revêtement (parquet, carrelage, moquette, lino), puis état — taches, rayures, lames ou lés décollés, avec localisation précise plutôt qu'une mention globale.
- Murs et plafonds : nature du revêtement (peinture, papier peint), puis défauts constatés — fissures, traces d'humidité, cloques, trous de fixation déjà présents.
- Ouvertures : portes, fenêtres, volets — état de fermeture, des poignées, des serrures, des joints et vitrages.
- Équipements fixes : radiateurs, prises, interrupteurs, sanitaires, placards intégrés — état constaté et fonctionnement testé sur place, pas seulement une observation visuelle.
- Observations : tout défaut décrit avec un chiffrage ou une localisation (« tache brune, 10 x 15 cm, angle sud-ouest ») plutôt qu'une mention vague comme « bon état » seule.
Cette même trame se répète pour chaque pièce de vie, chaque chambre, la cuisine, la salle de bain, et les annexes — cave, parking, balcon. La méthode complète pour dérouler ce contrôle à l'entrée figure dans notre checklist de l'état des lieux d'entrée, et son équivalent à la sortie dans la checklist de l'état des lieux de sortie.
Compteurs et clés : les rubriques à ne pas confondre avec le mobilier
Deux rubriques distinctes, souvent regroupées à tort en une seule ligne :
Compteurs. Pour chaque compteur individuel présent dans le logement, indiquez sa nature (électricité, gaz, eau), l'index relevé (en kWh ou m³) et le numéro de série ou l'identifiant du point de comptage (PDL pour l'électricité, PCE pour le gaz). Le tableau détaillé, avec un exemple de présentation ligne par ligne, figure dans notre modèle de relevé de compteurs.
Clés et accès. Listez chaque type de clé ou de moyen d'accès remis, avec le nombre exact d'exemplaires : clé de l'immeuble, clé du logement, clé de boîte aux lettres, clé de cave ou de parking, badge ou télécommande de portail. Un nombre non chiffré (« les clés » sans quantité) ne permet aucune vérification à la sortie.
En location meublée, ces deux rubriques ne suffisent pas : le mobilier fourni doit faire l'objet d'un inventaire distinct, dont le contenu minimal est fixé par le décret n° 2015-981. La structure à reproduire est détaillée dans notre modèle d'inventaire du mobilier.
Compteurs, clés et mobilier sont trois rubriques séparées, chacune avec ses propres champs. Les fusionner en une ligne unique est la première cause d'oubli constaté à la sortie.
Signatures, exemplaires et annexes : la forme qui permet la comparaison
Le document se referme sur trois éléments, souvent expédiés en fin de rendez-vous alors qu'ils conditionnent sa validité :
- Signature de chaque partie, précédée du lieu et de la date. Chaque bailleur (ou mandataire) et chaque locataire signataire du bail doit signer personnellement.
- Nombre d'exemplaires : un original signé par partie — un pour le bailleur ou son mandataire, un pour chaque locataire. Une simple photocopie remise à l'une des parties ne remplace pas un exemplaire original.
- Annexes photographiques : sans être obligatoires, des photos horodatées, référencées dans le corps du document (« voir annexe photo n°… »), renforcent nettement la valeur probante de chaque description.
Le décret n° 2016-382 impose une forme permettant la comparaison entre l'entrée et la sortie : concrètement, cela signifie reprendre exactement les mêmes rubriques, dans le même ordre, pièce par pièce, aux deux constats. C'est cette continuité de structure — et non la mise en page — qui rend la comparaison possible et qui détermine la validité d'une retenue sur le dépôt de garantie. Les critères complets de conformité sont détaillés dans notre guide état des lieux conforme à la loi ALUR.
Une structure fidèle au décret, remplie avec précision plutôt que remplie tout court : c'est elle qui protège le dépôt de garantie, bien plus que la mise en page du document. Ce modèle s'inscrit dans notre dossier complet modèles d'état des lieux, et dans le guide plus large de l'état des lieux d'entrée comme dans celui du cadre légal applicable au constat locatif.