Les mentions imposées par le décret n° 2016-382
La loi ALUR (n° 2014-366 du 24 mars 2014) a introduit l'exigence d'un contenu type pour l'état des lieux ; le décret n° 2016-382 en fixe précisément les modalités d'établissement. Un constat conforme doit comporter :
- Le type d'état des lieux (entrée ou sortie) et son mode d'établissement (amiable, par tiers, par commissaire de justice) ;
- La date d'établissement ;
- La localisation exacte du logement (adresse complète) ;
- L'identité et le domicile des parties, ou de leur mandataire ;
- Le cas échéant, les relevés des compteurs individuels (eau, gaz, électricité) ;
- Le nombre de clés ou moyens d'accès remis ;
- Une description précise de l'état des revêtements, équipements et éléments de chaque pièce, ainsi que leur degré d'usure ou de propreté au moment du constat.
Une seule de ces mentions manquante n'annule pas nécessairement tout le document, mais elle en réduit d'autant la force probante sur le point concerné — un compteur non relevé, par exemple, empêche toute contestation ultérieure de consommation.
Une forme qui permette la comparaison entrée/sortie
Le décret n'impose pas un document unique pour l'entrée et la sortie, mais il exige que la comparaison soit possible : c'est l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 qui pose cette exigence de fond. En pratique, cela suppose :
- La même trame pour les deux constats — mêmes rubriques, mêmes pièces, même ordre ;
- Une échelle de description identique (les mêmes termes pour qualifier un état, appliqués de la même façon aux deux dates) ;
- Une numérotation ou un intitulé de pièce cohérent d'un document à l'autre.
Deux documents distincts, rédigés séparément par des personnes différentes, restent valables — mais ils sont plus difficiles à confronter poste par poste, et donc plus exposés à la contestation. La méthode de comparaison rigoureuse, poste par poste, est détaillée dans notre guide sur la comparaison entre l'état des lieux d'entrée et de sortie.
Un état des lieux d'entrée qui note « parquet rayé » et un état des lieux de sortie qui note « sol abîmé » ne se comparent pas : la divergence de vocabulaire, à elle seule, peut priver le bailleur de la preuve d'une dégradation nouvelle.
Exemplaires et signatures des deux parties
L'état des lieux est établi contradictoirement : chaque partie — bailleur ou son mandataire, locataire — doit signer le document, qui est ensuite annexé au bail. Un exemplaire (ou un accès garanti au document) revient à chacune des parties.
- La signature peut être manuscrite ou électronique ; une signature électronique a la même valeur juridique dès lors que le signataire est identifiable et que l'intégrité du document est garantie (article 1366 du Code civil) — le détail de cette équivalence figure dans notre guide sur la valeur légale de l'état des lieux électronique.
- Un mandataire (agence, intervenant tiers neutre) peut signer à la place du bailleur s'il dispose d'un mandat exprès, ce qui ne dispense pas la présence contradictoire du locataire.
- L'absence de signature d'une des deux parties ne rend pas le document inexistant, mais lui retire son caractère contradictoire : il perd alors une grande partie de sa force probante face à la partie qui ne l'a pas signé.
Les vices qui rendent un état des lieux non probant
Certains défauts ne rendent pas seulement un état des lieux imparfait : ils le fragilisent au point qu'un juge peut refuser de s'appuyer dessus.
- Les mentions globales : une case « bon état » cochée pour toute une pièce, sans détail par élément, ne permet aucune comparaison utile — elle équivaut, en pratique, à une absence de description.
- L'absence de signature d'une des parties : le document perd son caractère contradictoire et peut être assimilé, pour la partie qui ne l'a pas signé, à une absence d'état des lieux.
- L'absence de date : sans date certaine, impossible de vérifier que le constat correspond bien à la remise ou à la restitution des clés, ni de faire courir le délai de dix jours pour signaler un oubli.
- Une description trop vague ou générique, recopiée d'une pièce à l'autre sans distinction réelle des équipements et de leur état.
Ces vices ne se cumulent pas nécessairement : un seul suffit, sur le point concerné, à priver le document de sa valeur de preuve — et donc à faire tomber une retenue sur le dépôt de garantie qui s'appuierait dessus.
Un état des lieux conforme n'est pas un document long : c'est un document précis, daté, signé par les deux parties et rédigé selon la même trame à l'entrée et à la sortie. C'est cette rigueur, plus que le volume de texte, qui le rend opposable.
Ce document conforme n'est qu'une pièce du cadre légal de l'état des lieux : pour la vue d'ensemble — obligation, absence de constat, recours —, consultez notre guide du cadre légal. Pour la méthode complète à l'entrée, voyez notre guide de l'état des lieux d'entrée ; pour la question de qui paie quoi une fois le constat comparé, notre guide de la vétusté et des dégradations.