Deux documents, pas un : l'état des lieux et l'inventaire du mobilier
L'état des lieux d'entrée d'un logement meublé suit la même trame que pour une location vide : pièce par pièce, sols, murs, plafonds, ouvrants, équipements fixes, relevés de compteurs. Rien ne change sur ce premier document.
Ce qui s'y ajoute, c'est l'inventaire du mobilier, imposé par l'article 25-5 de la loi du 6 juillet 1989 pour tout bail meublé. Ce document liste, meuble par meuble et équipement par équipement, ce que le bailleur fournit avec le logement : literie, électroménager, vaisselle, table, sièges, rangements, luminaires. Il est annexé au contrat de location, au même titre que l'état des lieux.
Un état des lieux sans inventaire du mobilier n'est pas un état des lieux « incomplet » : c'est un document qui ne couvre que la moitié de ce que la loi exige en meublé. Les deux sont indissociables.
La liste minimale des équipements que doit contenir un logement meublé — et donc que l'inventaire doit reprendre — est fixée par le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 : literie avec couette ou couverture, occultation des fenêtres dans les chambres, plaques de cuisson, four ou four à micro-ondes, réfrigérateur avec compartiment congélateur, vaisselle en nombre suffisant, ustensiles de cuisine, table et sièges, étagères de rangement, luminaires et matériel d'entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement. La trame précise à utiliser pour ne rien oublier de cette liste est détaillée dans notre modèle d'inventaire meublé.
Source : Légifrance — loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (texte intégral)
Le risque de requalification en location vide
C'est le point que la plupart des bailleurs sous-estiment. Un logement loué « meublé » sans inventaire — ou avec un inventaire trop sommaire pour prouver que le décret n° 2015-981 est respecté — s'expose à une requalification en location vide en cas de litige devant le juge.
Cette requalification n'est pas un détail administratif : elle change les règles applicables sur toute la durée du bail.
- La durée du bail : un an renouvelable (neuf mois pour un étudiant) en meublé, contre trois ans minimum en vide pour un bailleur particulier.
- Le préavis du locataire : un mois en meublé, contre trois mois en vide (sauf zone tendue, ramené à un mois).
- Le dépôt de garantie : plafonné à deux mois de loyer en meublé, un seul mois en vide — un dépôt de deux mois devenu excessif doit alors être restitué en partie.
Sans inventaire opposable, le bailleur ne peut tout simplement pas prouver que le logement remplissait les conditions du meublé au moment de la signature. En cas de contestation, le doute profite au locataire — et la requalification bouleverse la durée du bail, le préavis et le plafond du dépôt en même temps.
Ce risque concerne aussi les formes particulières de location meublée : en colocation meublée, l'inventaire doit être établi pour l'ensemble du logement partagé (voir l'état des lieux en colocation) ; en bail mobilité, forme courte du meublé, l'absence de dépôt de garantie rend l'inventaire d'autant plus indispensable pour documenter l'état du logement (voir l'état des lieux en bail mobilité).
Décrire l'état réel de chaque meuble et équipement
Un inventaire qui se contente de cocher « présent, bon état » à chaque ligne n'a quasiment aucune valeur probante. Pour protéger réellement les deux parties, chaque meuble et chaque équipement doit être décrit avec la même exigence qu'une pièce de l'état des lieux.
Concrètement, cela suppose de noter, pour chaque ligne de l'inventaire :
- l'état visuel réel : rayures, taches, décoloration, pièce manquante, plutôt qu'une mention générique ;
- le fonctionnement testé des équipements électroménagers — le réfrigérateur refroidit-il, les plaques de cuisson chauffent-elles, le four fonctionne-t-il sur toutes ses positions ;
- la quantité exacte pour la vaisselle et les ustensiles, seul moyen de constater un manque à la sortie ;
- si possible, des photos horodatées de chaque meuble, qui complètent la description écrite et lèvent le doute en cas de désaccord ultérieur.
Cette rigueur au moment de l'entrée sert un objectif précis : permettre une comparaison sans ambiguïté à la sortie, seule preuve valable en cas de désaccord sur une dégradation du mobilier.
À la sortie : comparer l'inventaire d'entrée et tenir compte de la vétusté
L'état des lieux de sortie en meublé reprend l'inventaire d'entrée, ligne par ligne, pour vérifier que chaque meuble et chaque équipement est présent et dans un état comparable. Sans inventaire d'entrée détaillé, cette comparaison devient impossible — et faute de preuve, aucune retenue sur le mobilier ne peut être valablement justifiée.
Le principe qui s'applique est le même que pour le logement : seule une dégradation prouvée, au-delà de l'usure normale, peut donner lieu à une retenue sur le dépôt de garantie. Un canapé qui s'affaisse après plusieurs années d'usage ou un four qui a vieilli relèvent de la vétusté, jamais facturable au locataire ; une plaque de cuisson cassée sans lien avec un usage raisonnable ou de la vaisselle manquante peuvent en revanche justifier un chiffrage, réduit par un coefficient de vétusté propre à chaque équipement. Notre guide sur la vétusté et l'usure normale détaille ces coefficients, et le montant exact du dépôt concerné par ces retenues est expliqué dans le dépôt de garantie en location meublée.
En résumé, un état des lieux meublé se joue sur deux documents et non un seul : le constat du logement, identique à la location vide, et l'inventaire du mobilier, qui protège autant contre les retenues abusives que contre le risque de requalification du bail. Pour la vue d'ensemble des règles propres à chaque type de bien, retrouvez notre guide état des lieux par type de bien ; pour le cadre général du dépôt de garantie, notre guide complet.