Une partie ne se présente pas : quelles conséquences ?
L'état des lieux de sortie doit en principe être établi contradictoirement, c'est-à-dire en présence du bailleur (ou de son représentant) et du locataire, qui comparent ensemble l'état du logement à celui constaté à l'entrée. Quand l'une des deux parties ne se présente pas — sans procuration ni excuse organisée — ce document contradictoire ne peut simplement pas être signé ce jour-là.
Cette absence ne profite à personne automatiquement. Le bailleur ne peut pas rédiger seul un constat et l'opposer au locataire absent : un document unilatéral n'a pas la même force qu'un état des lieux signé par les deux parties, et reste contestable en cas de litige sur le dépôt de garantie. À l'inverse, le locataire absent ne peut pas se prévaloir de son absence pour éviter toute discussion sur l'état du logement.
Cette situation est différente de celle où aucun état des lieux n'est établi du tout, faute d'initiative des deux côtés : ce cas de figure, avec ses conséquences propres sur la preuve, fait l'objet d'un guide dédié sur l'absence d'état des lieux de sortie.
L'absence d'une partie ne crée ni présomption favorable, ni sanction automatique. Elle oblige simplement à trouver un moyen de rendre le constat opposable : représentation par procuration, ou recours à un commissaire de justice.
Source : Service-Public.fr — État des lieux de sortie
Se faire représenter : procuration et mandataire
Avant d'envisager un commissaire de justice, la solution la plus simple et la moins coûteuse reste la représentation par procuration. La partie empêchée — locataire ou bailleur — peut mandater un tiers pour signer l'état des lieux en son nom.
Cette procuration doit être écrite et signée, mentionner clairement l'identité du mandataire et l'étendue de sa mission (constater l'état du logement, comparer avec l'entrée, signer le document). Côté locataire, il peut s'agir d'un proche ou d'un colocataire ; côté bailleur, d'un professionnel de la gestion locative ou d'un tiers de confiance.
Ce mandataire n'est pas une simple formalité : en signant, il engage la partie qu'il représente comme si elle était présente. C'est pourquoi mieux vaut anticiper ce risque d'absence dès la prise de rendez-vous, en fixant une date qui convient réellement aux deux parties — un point détaillé dans notre guide sur la date de l'état des lieux de sortie.
Une procuration bien rédigée évite dans la grande majorité des cas le recours à un commissaire de justice. Elle doit être remise avant le rendez-vous, jamais improvisée sur place.
Recourir au commissaire de justice pour un constat opposable
Quand aucune représentation n'a pu être organisée et que l'une des parties reste absente ou refuse de se présenter, la loi ouvre une voie de sortie : le recours à un commissaire de justice (la profession née de la fusion des huissiers de justice et des commissaires-priseurs judiciaires).
Selon l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, à défaut d'établissement contradictoire de l'état des lieux — du fait de l'absence ou du refus d'une des parties — celui-ci peut être établi par un commissaire de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente. Un préavis est adressé à l'autre partie avant l'intervention, afin qu'elle puisse, si elle le souhaite, y assister ou s'y faire représenter.
Le commissaire de justice se déplace dans le logement, dresse un procès-verbal descriptif de l'état des lieux, et ce constat s'impose aux deux parties — y compris à celle qui n'était pas présente. C'est un document opposable, qui a la même valeur probante qu'un état des lieux contradictoire amiable pour trancher, ensuite, la question des retenues sur le dépôt de garantie.
Le commissaire de justice ne remplace pas un accord amiable : il intervient précisément quand cet accord n'a pas pu se former. Son constat reste la solution la plus sûre pour obtenir un document opposable malgré une absence.
Source : Légifrance — loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 3-2
La répartition des frais du commissaire de justice
Le recours à un commissaire de justice a un coût, et la loi fixe le principe de sa répartition : les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire. Ce partage égal correspond à la situation la plus courante, où l'absence résulte d'un simple empêchement, sans faute identifiable d'un côté ou de l'autre.
Cette règle connaît une exception : lorsque l'absence ou le refus de se présenter est imputable à l'une des parties, celle-ci peut se voir mettre à sa charge l'intégralité des frais. C'est notamment le cas d'une partie qui, dûment prévenue de la date et du recours au commissaire de justice, ne se manifeste à aucun moment sans motif.
En cas de désaccord persistant sur cette répartition, ou sur les constats eux-mêmes une fois le procès-verbal établi, le différend se traite comme n'importe quel litige d'état des lieux — de la lettre recommandée jusqu'à la commission départementale de conciliation, un parcours détaillé dans notre cluster litiges et recours.
Source : ANIL — L'état des lieux
Anticiper reste la meilleure protection : convenir d'une date ferme, prévoir une procuration en cas d'empêchement de dernière minute, et ne recourir au commissaire de justice qu'en dernier ressort. Pour resituer cette situation dans l'ensemble de la démarche de sortie, retrouvez notre guide complet de l'état des lieux de sortie.