Pourquoi une retenue pour charges à la sortie
En cours de bail, le locataire verse chaque mois une provision pour charges, calculée sur un budget prévisionnel voté par la copropriété (chauffage collectif, entretien des parties communes, eau, ascenseur, etc.). Cette provision est une estimation : le montant réellement dû n'est arrêté qu'une fois par an, lorsque le syndic présente les comptes définitifs de l'immeuble en assemblée générale.
Le problème se pose au départ du locataire : à cette date, les comptes de l'année en cours ne sont presque jamais clôturés. Le bailleur ne sait donc pas encore si les provisions versées couvrent exactement les charges réelles, s'il doit un remboursement ou, au contraire, réclamer un complément.
Cette retenue n'a rien à voir avec une dégradation ou un loyer impayé. Elle porte uniquement sur la part de charges de copropriété qui reste à régulariser une fois les comptes de l'immeuble connus. Pour les autres motifs de retenue, consultez ce que le bailleur peut retenir.
La provision de 20 % en copropriété : base légale et plafond
C'est l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 qui organise ce mécanisme. Lorsque le logement loué est situé dans un immeuble soumis au statut de la copropriété, le bailleur peut, au départ du locataire, arrêter un compte provisoire des charges et conserver, dans l'attente de l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, une provision ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt de garantie.
Ce taux de 20 % est un plafond légal impératif : le bailleur ne peut pas retenir davantage au titre des charges à régulariser, même s'il estime que le solde final lui sera favorable. Le reste du dépôt — les 80 % restants, déduction faite d'éventuelles autres retenues justifiées (dégradations, impayés) — doit suivre le régime général de restitution en un ou deux mois.
Source : Légifrance — loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22
Ce mécanisme ne dépend pas du type de location : il s'applique aussi bien en location vide qu'en meublé, dès lors que l'immeuble est en copropriété. La location meublée y est toutefois particulièrement exposée, car elle concerne souvent de petites copropriétés à charges élevées — nous y revenons dans le dépôt de garantie en meublé.
Le décompte provisoire, puis l'arrêté annuel des comptes
Concrètement, la régularisation se déroule en deux temps.
- Au départ du locataire, le bailleur établit un décompte provisoire : il compare les provisions déjà versées au budget prévisionnel de l'année, sans connaître encore le résultat définitif. C'est sur cette base qu'il retient au maximum 20 % du dépôt.
- Plus tard dans l'année, la copropriété tient son assemblée générale annuelle, qui approuve les comptes définitifs de l'immeuble. C'est cet arrêté annuel des comptes qui fixe le montant exact des charges dues par chaque lot — et donc par l'ancien locataire, au prorata de sa période d'occupation.
Le délai entre le départ du locataire et cet arrêté peut atteindre plusieurs mois, parfois près d'un an, selon la date de clôture de l'exercice comptable de la copropriété. C'est précisément pour couvrir cette période d'incertitude que la loi autorise la conservation temporaire de la provision.
Le bailleur n'a pas à attendre l'arrêté des comptes pour restituer le reste du dépôt (hors charges). Seule la part liée aux charges de copropriété peut être différée, dans la limite des 20 %.
Restitution du solde : le délai d'un mois après l'approbation des comptes
Une fois les comptes de la copropriété approuvés en assemblée générale, le bailleur dispose d'un mois pour procéder à la régularisation définitive : restituer le solde de la provision si les charges réelles sont inférieures à ce qui a été retenu, ou réclamer le complément dû si elles sont supérieures — justificatifs à l'appui (décompte du syndic, procès-verbal d'assemblée générale).
Ce délai d'un mois est spécifique à la régularisation des charges : il se déclenche à l'approbation des comptes de l'immeuble, et non à la date de départ du locataire. Il s'ajoute donc, dans le temps, au délai général de restitution du dépôt (un ou deux mois après la remise des clés) que nous détaillons dans les délais de restitution du dépôt de garantie.
En pratique, sur simple demande du locataire, le bailleur doit effectuer cette régularisation « dans les meilleurs délais » dès que les comptes sont disponibles — il n'est pas tenu d'attendre la prochaine échéance s'il dispose déjà des éléments. Faute de réponse, les recours restent les mêmes que pour toute somme non restituée : mise en demeure, commission départementale de conciliation, puis juge des contentieux de la protection.
Pour resituer ce mécanisme dans l'ensemble des règles applicables au dépôt de garantie, retrouvez notre guide complet du dépôt de garantie.